Thủ tục xin giấy phép lao động cho người đại diện pháp luật

 Có cần xin giấy phép lao động cho người đại diện pháp luật không? Đó là câu hỏi thực tế đã khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn, vì người đại diện pháp luật không bắt buộc phải ở Việt Nam. Trong bài viết này, G.I.A CORP sẽ phân tích rõ quy định hiện hành, các trường hợp được miễn, và hướng dẫn quy trình xin GPLĐ chuẩn để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và hoạt động ổn định.

Người đại diện pháp luật là gì?

Người đại diện pháp luật là gì?

Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam:

Người đại diện pháp luật (NĐDPL) của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Người đại diện pháp luật có thể là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật và doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Vì sao cần xin giấy phép lao động cho người đại diện pháp luật ?

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, mọi lao động người nước ngoài bao gồm cả người đại diện pháp luật muốn sang Việt Nam làm việc từ 03 tháng trở lên phải có giấy phép lao động (GPLĐ), trừ trường hợp miễn nhưng vẫn phải xin văn bản miễn GPLĐ theo quy định. 

Nếu làm việc không có giấy phép sẽ bị xử phạt hành chính và có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Khi có GPLĐ, họ được pháp luật Việt Nam công nhận, bảo vệ trong quá trình làm việc (có bảo hiểm hợp pháp, chế độ lao động dễ dàng,…).

Họ có thể làm thủ tục thẻ tạm trú, họ vẫn xuất nhập cảnh nhiều lần, sinh sống ổn định và giúp người lao động cư trú dài hạn và hợp pháp tại Việt Nam lên tới 2 năm.

Trường hợp miễn GPLĐ: 

• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
•  Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.

Checklist hồ sơ xin GPLĐ

Checklist hồ sơ xin workpermit

Doanh nghiệp muốn được cấp workpermit cần chuẩn bị đầy đủ danh sách các giấy tờ đúng theo quy định, dưới đây G.I.A CORP đã cập nhật mới nhất cho bạn trong cả 03 trường hợp cấp mới – gia hạn – cấp lại:

Đối với cấp mới: 

Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (theo mẫu 11/PLI)
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động
• Hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 06 tháng
• Phiếu lý lịch tư pháp còn thời hạn
• 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất.
• Giấy khám sức khỏe (mẫu giấy KSK theo thông tư 32/2023/TT-BYT)
• Văn bản chứng minh là người đại diện pháp luật tại cơ quan, doanh nghiệp làm việc tại nước ngoài.
• Có bằng đại học hoặc tương đương giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc từ 01 năm trở lên

Đối với cấp lại

Áp dụng khi giấy phép bị mất, hỏng, thay đổi thông tin hộ chiếu, thay đổi vị trí làm việc nhưng còn thời hạn giấy phép.

Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động (theo mẫu)
• GPLĐ đã được cấp (trường hợp bị mất phải có văn bản xác nhận mất của công an địa phương hoặc doanh nghiệp)
• 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất
• Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao công chứng)
• Các giấy tờ chứng minh thay đổi (nếu có: hộ chiếu mới, quyết định điều chuyển, hợp đồng lao động mới…

Đối với gia hạn

Áp dụng khi workpermit sắp hết hạn nhưng người đại diện pháp luật vẫn muốn tiếp tục làm việc.

Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị gia hạn (theo mẫu số 3)
• Bản gốc của giấy GPLĐ đã được cấp còn hiệu lực
• Giấy khám sức khỏe (mẫu giấy KSK theo thông tư 32/2023/TT-BYT)
• Lý lịch tư pháp còn hiệu lực
• 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất
• Hợp đồng lao động hoặc văn bản cử sang làm việc (phù hợp với thời gian đề nghị gia hạn)

Lưu ý: Giấy tờ khi được nước sở tại cấp phép cần phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định pháp luật.

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người đại diện 

Thủ tục cập nhật mới 2025 theo quy định lên tới 10 ngày làm việc. Các bước xin chấp thuận và xin GPLĐ được gộp làm một bước được rút ngắn với chỉ với 4 bước sau đây:

Bước 1: Thông báo tuyển dụng

Địa chỉ đăng phụ thuộc vào vị trí địa phương:

• Cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ
• Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định thành lập

Thời gian trong ít nhất 15 ngày báo cáo nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.

Nội dung bao gồm vị trí,chức danh công việc, mô tả công việc, yêu cầu trình độ và mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Người sử dụng lao động bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ngay sau khi đăng tuyển gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
• Giấy khám đủ sức khỏe
• Lý lịch tư pháp còn hiệu lực
• Hộ chiếu còn hạn ít nhất 06 tháng
• Ảnh 4×6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (do Sở Nội vụ cấp).
• Giấy tờ chứng minh vị trí công việc
• Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)

Bước 3: Xin văn bản chấp thuận và nộp hồ sơ xin cấp phép

Nộp đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép bằng một trong các hình thức:

• Trực tiếp tại UBND tỉnh mà doanh nghiệp đó hoạt động
• Online qua Cổng dịch vụ công ứng với tỉnh/ thành phố mà LĐKT dự kiến làm việc

Thời điểm nộp trong thời hạn 60 ngày (nhưng không ít hơn 10 ngày) tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Bước 4: Nhận giấy workpermit

Cơ quan chức năng sẽ xem xét trong thời hạn 10 ngày làm việc, hồ sơ đủ hợp lệ sẽ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Giấy workpermit chỉ có thời hạn tối đa 02 năm và có thể gia hạn 01 lần với thời gian tương đương.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc không cấp GPLĐ, cơ quan phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày để người nộp hồ sơ có thể chỉnh sửa, bổ sung.

Lưu ý xin workpermit cho người đại diện 

• Đảm bảo người đại diện pháp luật thuộc đối tượng được cấp GPLĐ
• Một checklist chi tiết liệt kê toàn bộ giấy tờ, chữ ký, dấu mộc và các bước cần thực hiện 
• Doanh nghiệp nên trước khoảng 45 ngày chuẩn bị hồ sơ gia hạn trước khi GPLĐ hết hiệu lực 
• Người lao động bị phạt lên 15 – 25 triệu đồng, còn doanh nghiệp phải chịu mức gấp đôi so với người lao động hoặc doanh nghiệp còn có nguy cơ bị đình chỉ hoạt động nếu không có giấy phép.
• Nếu doanh nghiệp chưa quen thủ tục hoặc muốn tiết kiệm thời gian, hãy cân nhắc hợp tác với đơn vị dịch vụ pháp lý uy tín.

Dịch vụ xin giấy phép lao động uy tín trọn gói tại G.I.A CORP 

G.I.A CORP đã hỗ trợ thành công hơn 300+ người đại diện pháp luật, với tỷ lệ duyệt hồ sơ lên đến 98% ngay lần nộp đầu tiên. Vì G.I.A CORP có đội ngũ chuyên gia với gần 10 năm kinh nghiệm làm workpermit sẽ đồng hành với khách hàng từng bước và hỗ trợ từ A – Z cho doanh nghiệp.

Dưới đây nhận xét thực tế từ doanh nghiệp đã hợp tác nói về G.I.A CORP 

“Chúng tôi từng tự làm hồ sơ và bị Sở Nội vụ từ chối. Thời gian khi đó rất gấp vì người đại diện pháp luật phải tham gia ký các chứng từ tài chính. G.I.A CORP tiếp nhận, rà soát lại toàn bộ hồ sơ, bổ sung và xử lý nhanh. Hồ sơ được phê duyệt và doanh nghiệp chúng tôi không bị phạt chậm báo cáo”.
– Mr. David L., CFO – Công ty dịch vụ logistics tại Hà Nội 

“Lần đầu mở công ty ở Việt Nam, không hiểu rõ quy định xin GPLĐ cho người đại diện pháp luật. Nhờ G.I.A CORP tư vấn từng bước – từ chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật, công chứng đến nộp và theo dõi – mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Công ty được yên tâm tập trung xây dựng đội ngũ mà không mất thời gian tìm hiểu pháp lý phức tạp”.
– Mr. Lee S., CEO – Startup công nghệ tại Hồ Chí Minh 

Những câu hỏi thường gặp